Vous faites partie d’une équipe de travail chargée de la dématérialisation des actes administratifs d’une structure. Chef de société, d’entreprise d’Etat ou responsable de collectivité locale, faciliter l’accès aux documents administratifs à vos employés ou administrés vous préoccupe ? Ne vous inquiétez pas ! Vous trouverez dans cet article des informations utiles et pertinentes afin de comprendre le fonctionnement de la dématérialisation des actes administratifs. Focus !
En quoi consiste la dématérialisation des actes administratifs ?
L’évolution des nouvelles technologies informatiques et l’émergence de l’électronique imposent à toutes les entreprises modernes, la dématérialisation de leurs documents administratifs. Ce nouveau système de gestion administrative concerne les structures tant du secteur public que du secteur privé.
Puis, il est important de préciser la nuance qui existe entre la dématérialisation et la numérisation. Cette dernière revient à convertir un document original version papier en un document version numérique. Par contre, la dématérialisation consiste à élaborer dès le départ un document original électronique dûment signé et archivé. Ce chef-d’œuvre est possible grâce aux logiciels de gestion administratifs tels que Qualigraf, dont se servent les structures territoriales dans leur projet de dématérialisation. Ce logiciel peut être téléchargé sur le site www.qualigraf.fr/.Dans ce processus certains documents doivent quand même être numérisés afin d’être archivés de façon électronique.
Dématérialisation des actes administratifs : Comment fonctionne ce mécanisme ?
L’informatisation des actes administratifs s’opère dans un cadre de contrôle légal par les structures départementales. En effet, une transmission numérique des actes administratifs permet de vérifier et d’assurer leur partage entre les parties prenantes. Ce mécanisme rend la transmission plus rapide et sécurisée.
Ainsi, les collectivités locales sont chargées d’effectuer l’examen des actes et documents administratifs. Un forum des informations électroniques est créé sur les réseaux sociaux. Toutes les parties prenantes reçoivent les documents électroniques transférés sur le forum pour contrôle. Ce réseau est mis en place par les responsables du service administratif chargé de la transmission des actes en ligne. Il exploite le logiciel de transmission électronique recommandé par le ministère des Affaires intérieures de l’État. La télétransmission est donc favorisée par ce canal de collecte des actes administratifs sous format PDF au niveau régional. Par conséquent, la transmission des actes administratifs n’est possible qu’après l’examen effectif de leur légalité.
À cette étape, la préfecture et les services étatiques déconcentrés accèdent aux documents et peuvent procéder au contrôle de leur légalité.
Dématérialisation des actes administratifs : Quelles sont les étapes à suivre ?
Un projet de d’informatisation des actes administratifs requiert une équipe de travail performante et outillée. En termes d’outils, certains matériels de travail doivent être mis à disposition du comité. Enfin, il est indispensable de prévoir un grand financement afin que le mécanisme de transmission électronique soit bien structuré. À cet effet, pour réaliser ce projet au niveau local, il faut :
- L’installation d’un comité chargé de la télétransmission ;
- L’adaptation des différentes normes de communication et d’échange prévues par le projet à savoir les protocoles à suivre, les standards ;
- Le choix d’un partenaire pour la télétransmission des documents et des actes administratifs ;
- Signer un contrat de collaboration entre les deux parties : l’État central et les collectivités.
Avec ces différentes dispositions, les résultats escomptés sont atteints et la convocation électronique des élus peut être réalisée.
En conclusion, avec toutes ces informations, vous pouvez réaliser votre mission dinformatisation ou de dématérialisation sans crainte.
