La signature électronique : comment en faire une solution optimale ?

La profusion et le développement de nouvelles technologies ne laissent en marge aucun secteur d’activités. Elles représentent un enjeu majeur pour l’atteinte des objectifs des entreprises. La signature électronique est un maillon clé dans le processus de digitalisation et de gestion optimale des sociétés. Ici, vous découvrez l’essentiel pour faire la meilleure expérience de la signature électronique et en tirer des atouts considérables !

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique encore appelée e-signature est une technique digitale qui permet d’attester et de signer légalement un document. De manière plus spécifique, elle permet d’identifier le signataire du document puis l’intégrité de ce dernier. E-signProof, solution de signature électronique sécurisée, est reconnue dans plusieurs pays. Elle propose la mise sur pied de signatures électroniques adaptées à de nombreux métiers et à de nombreuses entreprises. Ce sont notamment des comptables, des experts juridiques, des avocats ainsi que des spécialistes de l’assurance et de l’immobilier.

Inversement à la signature manuscrite, l’e-signature n’est pas un émargement ou un paraphe qu’appose une personne sur un document. Elle représente une suite de nombres propre à une personne. Ces derniers n’apparaissent pas sur les documents signés. Ce procédé est qualifié de cryptologique.

Les avantages de ce système

La signature électronique présente de nombreux avantages aux entreprises. D’abord, elle constitue une solution économique et rentable. En effet, cette signature limite l’achat de papiers pour la photocopie et les frais d’électricités pour la multiplication de documents. De plus, elle permet de gagner du temps et d’améliorer la relation client. Grâce à ce procédé, la paperasse devient moins importante et sa gestion plus efficiente.

Par ailleurs, elle assure l’authenticité du document et limite les risques de falsification, car la signature électronique est propre à chaque signataire. Elle offre la possibilité d’émarger plusieurs documents en quelques minutes et cela à tout instant de la journée. Cerise sur le gâteau, l’e-signature jouit d’une protection juridique efficace, car elle est reconnue par l’État.

Comment mettre en place le processus de signature électronique au sein d’une entreprise ?

À l’instar de tout nouveau procédé dans une entreprise, la mise en place de la signature électronique doit être précédée d’une analyse minutieuse. Elle évalue notamment les différents besoins. Ladite analyse permettra de définir les attentes des prospects et ceux des employés de l’entreprise. Elle permettra également d’identifier les conditions d’installation et d’utilisation de la nouvelle technologie.

Une analyse minutieuse facilite la détermination du type de signature électronique adaptée à l’entreprise. En effet, il existe trois différentes sortes d’e-signatures :

  • la signature électronique simple est adaptée pour des pièces présentant de conséquences financières et juridiques faibles (ouverture de compte bancaire, contrats de travail, etc.) ;
  • la signature électronique avancée s’utilise pour les documents nécessitant un contrôle juridique avancé. Il s’agit notamment de contrats de prêts bancaires et d’appels d’offres pour des marchés publics ;
  • la signature électronique qualifiée est destinée aux actes d’avocats, aux factures destinées à l’État, etc.

Une fois le type de signature qu’il vous faut déterminé, vous devriez l’intégrer au système informatique de votre entreprise. L’utilisation de cet outil nécessite un appareil connecté (ordinateur, smartphone ou tablette) et une connexion internet.

Tous les documents peuvent ainsi être émargés par l’entreprise et cela en toute sécurité. La signature électronique est un outil digital efficace qui permet de gérer efficacement l’authentification et l’émargement. Il facilite aussi bien l’archivage des documents d’une entreprise.

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